Guida intergalattica al linguaggio inclusivo in azienda

Scrivere una e-mail è facile, facilissimo, molti lo fanno fare addirittura a Chat GPT che ormai va per la maggiore ed è assurta al ruolo di divinità digitale vomita-testi. La realtà è che la scrittura aziendale quotidiana è uno degli strumenti più potenti (e sottovalutati) per costruire un clima lavorativo sano, produttivo e inclusivo.

Non si tratta solo di scrivere correttamente (non ce ne vogliano i grammar nazi): vuol dire saper scegliere il tono, le parole, il formato giusto per ogni messaggio che sia coerente con i valori dell’azienda e le esigenze di chi legge.

Visto che di accademia, in questo caso, se ne fa tanta e i freebies si contano sulle dita di una mano sola, proponiamo una piccola guida intergalattica per la comunicazione interna per semplificare la stesura di e-mail chiare e inclusive e su come utilizzare i codici comportamentali come bussola relazionale.

Perché è importante una buona comunicazione interna

La comunicazione interna non è solo un flusso di informazioni: è un elemento chiave per la motivazione, l’allineamento e il benessere delle persone. Ricordiamoci che dietro “spero che questa email ti trovi bene” ci sono delle persone che, il più delle volte, vengono trovate malissimo.

Un linguaggio inclusivo efficace riduce le incomprensioni, favorisce la collaborazione, rafforza il senso di appartenenza e contribuisce a costruire una cultura aziendale solida e inclusiva.
Una condizione che si applica anche allo smart working e al remote working. Chat aziendali ed e-mail sono parte integrante del quotidiano per cui scrivere in modo consapevole è diventato un atto di leadership diffusa.

Il vademecum della scrittura aziendale quotidiana

Eccoci finalmente alla guida pratica, pensata per chi scrive (o legge) ogni giorno e-mail ne naviga nel periglioso mare magnum di messaggi su Teams, Slack, intranet e comunicazioni formali o informali in azienda.

1. Scrivi in modo chiaro, sintetico e umano

Evita le performance funamboliche: frasi troppo lunghe, passaggi ambigui o tecnicismi non necessari sono le prime cose da evitare. Comunicare in modo efficace significa innanzitutto farsi capire. Essere chiari è fondamentale.

Esempio:

“In riferimento alla suddetta riunione, si ritiene opportuno predisporre quanto in oggetto.”

Versione riveduta:

“Dopo la riunione, organizziamo ciò che abbiamo deciso. Potrebbe andar bene se ci sentiamo entro domani?”

2. Usa un tono coerente con la cultura aziendale

Non tutte le aziende parlano allo stesso modo: il tono dipende dalla cultura interna. Che sia più informale o più istituzionale, è importante che ci sia coerenza. Scrivi come parleresti in una riunione, con rispetto, chiarezza e naturalezza.

3. Prediligi formule inclusive

Il linguaggio inclusivo non è una moda: è un segno di rispetto. Ecco cosa significa in senso stretto:

Evita il maschile sovraesteso (“i dipendenti devono…”): usa forme neutre come “il personale”, “il team”, “le persone coinvolte”.

Alterna o neutralizza: “le colleghe e i colleghi”, oppure “chi partecipa alla riunione”.

Quando possibile, personalizza: “Ciao a tutte e tutti” oppure “Ciao team”.

4. Organizza i contenuti visivamente

Usa spaziature, elenchi puntati, grassetti per aiutare la lettura. Leggere un’email lunga e complessa è faticoso (soprattutto per chi soffre di dislessia) la struttura è tutto:

1. Inizia con una frase di contesto.

2. Specifica subito l’obiettivo del messaggio.

3. Chiudi con un’azione chiara o una richiesta gentile.

5. Non dimenticare la gentilezza

Un “grazie”, un “per favore”, un “fammi sapere” non sono mai superflui. La scrittura, quando non viene letta dalla viva voce di chi l’ha creata, ha un effetto preciso su chi la riceve e genera emozioni.

E-mail inclusive: il giro dei saluti e formule pronte

Asterischi, schwa e grafemi particolari lasciamoli e studiosi e ricercatori di linguistica e al loro importantissimo lavoro. Ecco come si potrebbero intendere i saluti iniziali:

“Ciao team”, “Buongiorno a tutte e tutti”, “Buon pomeriggio”.

Oppure le formule collaborative:

“Che ne pensi?”, “Lascio spazio per i vostri commenti”, “Se hai altre proposte, condividile pure!”.

E, dulcis in fundo, la chiusura:

“Grazie per l’attenzione”, “Un caro saluto”, “A presto!”.

Codice comportamentale e tono di voce: un binomio strategico

Il codice comportamentale aziendale spesso viene percepito come un documento statico, da firmare e dimenticare. In realtà, può diventare uno strumento vivo, se integrato nella comunicazione quotidiana. Come?

Usando i suoi principi nei messaggi: rispetto, collaborazione, ascolto attivo.

Richiamandolo in modo naturale quando si prendono decisioni o si gestiscono conflitti.

Formando le persone a riconoscerne il linguaggio e a usarlo come bussola.

Scrivere bene e in modo inclusivo è (anche) una scelta etica.
Ogni messaggio scritto in azienda è un piccolo atto di relazione. La scrittura inclusiva, chiara e coerente rafforza il senso di fiducia e crea uno spazio di lavoro più equo. Investire nella formazione alla comunicazione interna non è un lusso, ma un pilastro della cultura aziendale.

Se vuoi approfondire quest’aspetto e studiare insieme a noi un modo di comunicare dentro e fuori dall’azienda, parliamone.